Als Cyber-Kriminelle einen Server von nextzett verschlüsselten, stand das Unternehmen nur kurz still, denn Haufe X360 wurde direkt in Rekordzeit implementiert – und vier Jahre später punktet das ERP-System immer noch als zentrales Steuerungsinstrument für ein Unternehmen, das für die Sauberkeit von Schienenfahrzeugen, Lkws und Co. sorgt.
Wie reinigt man große Züge, Nutzfahrzeuge oder Pkws rundum effektiv? Und auf welche Weise beeinflussen Pflegemittel den Prozess? „Die Antwort hängt von diversen Faktoren ab“, sagt Matthias Gregorzewski, Geschäftsführer von nextzett. „Schließlich reden wir hier von unterschiedlichen Oberflächen, die empfindlich auf falsche Reiniger reagieren. Außerdem gibt es gesetzliche Anforderungen rund um die Umweltverträglichkeit des Reinigungsprozesses. Wir verkaufen deshalb nur hochwertige Reiniger, deren Zusammensetzung zur Aufgabe passt“, betont der gelernte Chemiker. „Die Beratung von Großkunden ist deshalb ein ganz wichtiger Faktor.“
Insgesamt ist dieser Ansatz seit Jahren ein großer Erfolg: Viele Verkehrsbetriebe, Waschstraßen und Großhändler bestellen bei nextzett, wobei das Unternehmen auch international agiert. Mehr als 60 Prozent des Umsatzes stammen aus dem Ausland. Dabei kümmern sich die Spezialisten sogar um den laufenden Betrieb von Waschstraßen, beraten zur Dosierung ihrer Konzentrate und prüfen die nachgelagerte Wasseraufbereitung. Gleichzeitig gibt es einen Online-Shop für Endkunden – ein weiteres Erfolgsmodell. „Unter diesen Vorzeichen wollen wir uns zukünftig noch breiter aufstellen und den ganzen B2B- und B2C-Markt bedienen“, so Matthias Gregorzewski, wobei Haufe X360 bereits seit Jahren eine zentrale Rolle spielt: „Das System wurde vor vier Jahren implementiert. Ein Großteil unserer Expansion wäre anders kaum möglich gewesen, denn wir ersparen uns mithilfe des ERP-Systems viele manuelle Prozesse.“
zusammen mit einer Rekonstruktion der Unternehmensdaten durch MDIS
inklusive Versandvorbereitung und Auftragsbestätigung
für die sofortige Verarbeitung bezahlter Bestellungen
durch automatische Bestellvorschläge, Mindestbestände und die Einführung fester Lagerplätze
für Kunden direkt aus dem ERP-System
ohne zusätzliche Lagerbewegungen oder doppelte Logistik
Dass nextzett heute auf eine große Erfolgsgeschichte zurückblicken kann, hat viel mit dem Startpunkt der Partnerschaft zu tun: Cyber-Kriminelle hatten den alten Server des Unternehmens verschlüsselt. In dieser Ausnahmesituation übernahmen die Implementierungsspezialisten von MDIS, einem Gold-Partner von Haufe X360. „Unser erster Schritt in solchen Notfällen ist immer der gleiche: Wir identifizieren mit dem Kunden jene Funktionen, die für den Weiterbetrieb unverzichtbar sind“, erklärt Jerome Moyo Kouam, Senior ERP-Consultant bei MDIS. „In der Folge war nextzett innerhalb von vier Wochen wieder voll arbeitsfähig. Danach haben wir die ERP-Implementierung kontinuierlich verfeinert.“ – Ein Nebeneffekt zählte dabei besonders: die Cloudbasierung von Haufe X360. Wartung, Updates und Absicherung hingen also nicht mehr von einem internen System ab. „Insgesamt haben wir ein passgenaues Ergebnis erarbeitet, mit dem viele Wertschöpfungsprozesse deutlich effizienter ablaufen. Deshalb hat das Ganze bis heute Bestand – und genau eine solche Nachhaltigkeit ist immer unser Anspruch“, so Jerome Moyo Kouam.
Wie etwas bestellt wird, in was für einer Menge und für welchen Einsatzzweck – bei nextzett ist die Bandbreite enorm groß: Ausländische Händler ordern ganze Paletten per Mail, andere Kunden informieren sich am Telefon und nicht zuletzt bestellen viele Endkunden ihre Einzelprodukte per Webshop. Darüber hinaus berät nextzett vor Ort. „Wir schauen uns dann zum Beispiel die Waschanlagen eines Verkehrsbetriebs an, kontrollieren Waschergebnisse und optimieren die Dosierung“, erklärt Matthias Gregorzewski. „Anschließend liefern wir immer zum richtigen Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Reinigungsmitteln.“
Aber wie steuert man ein solch breites Kundenportfolio mit sehr unterschiedlichen Vertriebswegen? „Jahrelang haben wir zum Beispiel bei der Rechnungsstellung auf Lexware gesetzt“, so Matthias Gregorzewski. „Außerdem kam viel Papier zum Einsatz, weil zahlreiche Produkte als Gefahrgut gelten. Diese Klassifizierung muss auf allen Lieferscheinen und den Beförderungspapieren enthalten sein. Solche Dokumente haben wir im alten System weitgehend manuell erstellt. Der Aufwand war groß.“
Dazu kamen kontinuierlich steigende Stückzahlen, was den Zeitaufwand für manuelle Eingaben am Computer weiter erhöhte – eine umfassende Automatisierung per ERP-System rückte deshalb bereits vor dem Hackangriff in den Fokus des Unternehmens. Die finale Entscheidung für Haufe X360 und MDIS basierte anschließend vor allem auf positiven Erfahrungen, die nextzett mit Haufe Lexware gesammelt hatte. Darüber hinaus punktete die Cloud-Technologie, wie Matthias Gregorzewski hervorhebt: „Alternativ hätten wir einen neuen Server anschaffen müssen und es wären regelmäßig Kosten rund um Wartung und Aktualisierungen auf uns zugekommen. Das wollte ich vermeiden.“
Nun würde man an dieser Stelle annehmen, dass die kritische IT-Situation zu Beginn die Arbeitsweise von MDIS beeinflusst hat – immerhin war das Unternehmen in einer Notlage. Gibt es dann so etwas wie eine Abkürzung zur ERP-Implementierung? „Nicht unbedingt“, antwortet Jerome Moyo Kouam von MDIS. „Wir haben aber präzise abgesprochen, welche ERP-Funktionen rund um Rechnungsstellung und Warenwirtschaft unverzichtbar sind und eine unternehmerische Basis darstellen. Das war der Startpunkt. Anschließend entstand eine vollwertige Lösung in Rekordzeit, mit der nextzett ohne Einschränkung arbeiten konnte. Diverse Optimierungen gingen im Laufe der nachfolgenden Wochen an den Start.“
Interessant sind in diesem Zusammenhang auch die Details der Implementierung, denn jeder Schritt erfolgte mit einer klaren Zielsetzung: Das System muss umfassend zum Unternehmen passen (nicht umgekehrt). So gibt es zum Beispiel ein einfaches Software-Tool, das mehrseitige PDFs mit allen Rechnungsbelegen eines Monats in Einzelbelege aufsplittet – zur Weiterleitung an den Steuerberater. Außerdem lassen sich für jeden B2B-Kunden unkompliziert unterschiedliche Bezahlmethoden hinterlegen und auch die Anlage von individuellen Kunden-Preisklassen erfolgt im Handumdrehen. „Es gibt weitere Beispiele dieser Art“, betont Jerome Moyo Kouam. „Letztlich streben wir immer an, dass sich die User mit dem System wohl fühlen und alle Wertschöpfungsprozesse abgebildet sind. Das ist der Anspruch.“
Aktuell arbeiten nextzett und MDIS unter anderem gemeinsam daran, die Anbindung des ERP-Systems an Shopify und Verkaufsportale wie Amazon weiter zu optimieren. Gleichzeitig verändert sich die Lagerverwaltung bei nextzett – eine Festplatzlagerung löst die chaotische Lagerführung ab. Das dazugehörige Lagermanagement erfolgt per ERP. „Auf diese Weise wird es einfacher, neue Mitarbeitende in die Warenwirtschaft einzubinden und mit der Struktur des Lagers vertraut zu machen“, betont Jerome Moyo Kouam von MDIS. „Bei solchen Anpassungen ist die langjährige Zusammenarbeit natürlich ein echter Vorteil, denn wir kennen die Prozesse bereits im Detail. Das minimiert die Abstimmung.“
Bleibt zuletzt ein Blick auf die tägliche ERP-Nutzung – Haufe X360 fungiert bei nextzett als zentrale Informationsbasis und Steuerungsinstrument, wobei sehr unterschiedliche Prozesse den Alltag prägen. So rufen zum Beispiel viele Großkunden direkt bei den Spezialisten an und lassen sich zunächst beraten. „In diesem Fall können wir im ERP-System nachvollziehen, was in der Vergangenheit bestellt wurde. Die Beratung am Telefon rund um denkbare Produkte fällt somit viel leichter“, sagt Matthias Gregorzewski. Und: Noch während des Gesprächs wird der neue Auftrag im Handumdrehen angelegt. Anschließend erhält der Kunde per Mail eine Auftragsbestätigung, die er kurz per Mail bestätigen muss. „Danach erzeugen wir mit einem Klick den Lieferschein, was wiederum die Lagermitarbeiter sehen. Die Kommissionierung startet dann unmittelbar“, so Matthias Gregorzewski.
Ähnlich rasant laufen reine Online-Bestellprozesse ab, weil Shopify und Co. umfassend mit Haufe X360 vernetzt sind. Ergebnis: Nach Zahlungseingang erscheint ein neuer Auftrag unmittelbar im ERP-System. Anschließend erstellt der ERP-User wieder „per Klick“ einen Lieferschein und der Versand erfolgt zumeist noch am Bestelltag. Parallel erhalten Kunden alle Versandinformationen und eine DPD-Trackingnummer. Im Übrigen steuert nextzett auch Großaufträge per ERP-System, wobei der Versand vieler Reinigungsprodukte dann „ab Werk“ startet. Die Waren werden also nicht mehr zwischengelagert, was den Aufwand (und die Kosten) bei nextzett reduziert. Erneut ist der gesamte ERP-Prozess denkbar einfach: Auftrag und Lieferschein in Haufe X360 anlegen, Daten an das jeweilige Werk versenden und nach Fertigstellung die Spedition per ERP informieren.
Nicht zuletzt ist der Blick auf das Einkaufsmanagement von nextzett interessant. Dazu muss man wissen, dass etablierte Produktionspartner die Reinigungsmittel herstellen – darunter individuelle Lösungen für Großkunden. Wie steuert man unter diesen Vorzeichen den Einkauf? „Das ERP informiert mich, wenn ein definierter Mindestbestand im Lager erreicht ist. Je nach Marktlage und aktuellem Bestellverhalten der Kunden entscheide ich dann über den Nachschub. Oft gibt hier mein Bauchgefühl die Richtung vor – trotzdem sind die unternehmerischen Kennzahlen aus dem ERP natürlich wichtig“, sagt Matthias Gregorzewski. „Haufe X360 hat unsere Arbeitsweise nachhaltig verändert. Viele Prozesse laufen heute spürbar schneller und effizienter als zuvor. Dass das System auch nach vier Jahren im täglichen Einsatz überzeugt, spricht für sich – genauso wie die professionelle und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit MDIS.“
Was bei nextzett als Notfall begann, ist heute ein Paradebeispiel für eine belastbare ERP-Implementierung, die jahrelang trägt. Und genau dieser Anspruch macht MDIS – Gold-Partner von Haufe X360 seit der ersten Stunde – aus: nicht nur Systeme einzuführen, sondern Lösungen zu entwickeln, die auch dann noch funktionieren, wenn sich das Geschäft weiterentwickelt und dabei neue Vertriebskanäle hinzukommen oder sich Lagerprozesse grundlegend verändern. MDIS begleitet mittelständische Unternehmen von der ersten Herausforderung bis zur langfristigen, alltäglichen Prozessoptimierung.
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